Ai început cu un mic magazin online de bijuterii, dar acum trăiești mai mult din servicii de marketing și ai vrea ca asta să fie activitatea principală a firmei? Sau ai pornit ca PFA în IT, pe parcurs, ți-ai dat seama că faci de fapt mai ales training și consultanță? În momentul în care realitatea nu mai bate cu ce scrie la Registrul Comerțului, e timpul să te uiți serios la codul CAEN principal.

Ce înseamnă, de fapt, modificarea codului CAEN principal

Codul CAEN principal nu este doar o bifă într-un formular. El reflectă activitatea principală, adică aceea care aduce cea mai mare parte din valoarea adăugată sau din cifra de afaceri a firmei, conform regulilor statistice oficiale aferente CAEN Rev.3 (clasificarea actualizată a activităților economice) prezentate în documentele Institutului Național de Statistică, date oficiale.

Modificarea codului CAEN principal înseamnă, juridic vorbind, modificarea obiectului principal de activitate din actul constitutiv și înregistrarea acestei schimbări ca mențiune la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC). Pentru tine, ca antreprenor, miza este dublă: să fii în regulă cu legea și să te asiguri că nu te blochezi când ai nevoie de finanțări, autorizări sau contracte noi.

Când e obligatoriu să schimbi activitatea principală a firmei

Mulți antreprenori amână schimbarea la nesfârșit. „Lasă, că trece contractul ăsta și după vedem.” Problema e că, în realitate, se adună ani întregi în care firma facturează altceva decât ce are trecut ca activitate principală în actul constitutiv.

Ar trebui să iei în calcul modificarea codului CAEN principal în câteva situații clare:

  • când activitatea care îți aduce cele mai mari venituri nu mai este cea trecută ca principală în actul constitutiv
  • când îți schimbi complet modelul de business (de exemplu, din producție în servicii, sau din comerț cu amănuntul în activități online)
  • când vrei să aplici pentru finanțări sau proiecte unde se verifică atent codul CAEN principal (fonduri europene, granturi, programe de stat)
  • când partenerii mari de business cer ca activitatea principală să fie clar corelată cu serviciul pentru care te contractează

Din 2024-2025, contextul s-a schimbat și mai mult: obiectul de activitate trebuie actualizat la CAEN Rev.3</strong), iar ONRC a anunțat în informări oficiale că mențiunile privind modificarea obiectului principal de activitate se fac exclusiv cu această nouă clasificare.

Ce spune legea: obligația de a declara modificările la Registrul Comerțului

Nu e doar o chestiune „de bun-simț administrativ”. Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului prevede clar că profesioniștii (societăți, PFA etc.) trebuie să ceară înregistrarea mențiunilor pentru actele și faptele pentru care există obligație legală, în cel mult 15 zile de la data la care acestea se produc, conform ghidurilor și notelor de pe site-ul oficial al ONRC, bazate pe text de lege.

Schimbarea obiectului principal de activitate intră exact în această categorie. Practic, după ce ai luat decizia în adunarea asociaților sau prin decizia asociatului unic și ai modificat actul constitutiv, ai la dispoziție un termen scurt pentru a depune cererea de înregistrare a mențiunii la Registrul Comerțului.

Mai mult, ONRC a explicat în informări recente că, după fiecare modificare a actului constitutiv, administratorii sunt obligați să depună la registru atât actul modificator, cât și actul constitutiv actualizat integral.

Ce trebuie să faci înainte să pornești procedura

Înainte să te apuci să descarci formulare și să cauți program la ghișeu, e bine să îți faci „temele” în firmă. Altfel, riști să tot revii cu corecții.

Primii pași utili:

  • analizezi ce activitate aduce acum cei mai mulți bani (sau cea mai mare valoare adăugată)
  • verifici dacă activitatea respectivă are deja un cod CAEN trecut în actul constitutiv (ca principal sau secundar)
  • identifici codul CAEN corespondent în varianta CAEN Rev.3, pentru că doar cu acesta vei lucra la ONRC după 2025
  • te gândești dacă doar muți un cod deja existent ca principal sau trebuie să introduci unul nou în obiectul de activitate

Dacă noul cod CAEN nu există deloc în actul constitutiv, ai de făcut o modificare de obiect de activitate mai amplă (introduci codul nou, eventual elimini altele), nu doar o „rocadă” între principal și secundar. Ghidurile pentru modificarea obiectului de activitate și actualizarea la CAEN Rev.3 sunt publicate și actualizate de ONRC în secțiunea dedicată mențiunilor, conform informațiilor oficiale disponibile în 2026.

Pașii concreți pentru modificarea codului CAEN principal

Procedura de bază este aceeași, indiferent dacă depui fizic, prin corespondență sau online. Diferența este doar cum trimiți documentele.

1. Hotărârea de modificare

Aici se „naște” decizia. Pentru un SRL cu mai mulți asociați, ai nevoie de hotărârea adunării generale a asociaților (HAGA). Pentru un SRL cu asociat unic, este suficientă decizia asociatului unic. În document trebuie să fie clar menționat:

  • că se modifică obiectul principal de activitate
  • care este noul domeniu și noua activitate principală, cu indicarea codului CAEN conform Rev.3
  • dacă se renunță sau nu la vechiul cod ca activitate secundară

Un exemplu foarte apropiat de practică îl vezi și în hotărârile emise de societăți listate, unde se aprobă schimbarea domeniului principal de activitate și a codului CAEN principal atunci când realitatea economică din firmă s-a mutat spre alt tip de activitate, conform documentelor publice depuse la bursă.

2. Actualizarea actului constitutiv

După hotărâre, actul constitutiv trebuie rescris/actualizat, astfel încât la capitolul „obiect de activitate” să apară:

  • domeniul principal și activitatea principală, cu cod CAEN Rev.3
  • activitățile secundare, inclusiv dacă păstrezi fostul cod principal ca secundar

Poți redacta singur documentele, cu atenție la formulare, sau poți apela la serviciile de asistență ale ONRC, care contra unui tarif reglementat redactează actul modificator și actul constitutiv actualizat, inclusiv pentru situații de schimbare a domeniului principal de activitate și a codificării CAEN, conform unui Ordin al Ministerului Justiției publicat în Monitorul Oficial în februarie 2024 (date oficiale).

3. Completarea cererii de înregistrare mențiuni

Pasul următor este cererea de înregistrare a mențiunilor la Registrul Comerțului. În formular, vei bifa rubricile speciale pentru „modificare obiect de activitate”, după caz, „actualizare obiect de activitate conform CAEN Rev.3”, astfel cum este prevăzut în ghidurile ONRC actualizate pentru noul sistem informatic și pentru trecerea la CAEN Rev.3.

Tot în cerere vei indica explicit noul obiect principal de activitate. Practic, aici este „punctul oficial” în care statul află, prin registru, ce face firma ta în viața reală.

4. Declarația pe propria răspundere și alte anexe

În funcție de tipul de firmă și de activitate, este nevoie de o declarație pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor legale de funcționare la sediu/punctele de lucru sau privind faptul că vei începe efectiv activitatea doar după ce obții avizele/autorizările prevăzute de lege. Situația este tratată frecvent în practică, inclusiv în discuții de specialitate: poți depune cererea de modificare a codului CAEN principal și să bifezi în declarație că nu începi activitatea până nu ai avizele necesare.

În plus, dosarul mai conține, de regulă:

  • copie după actul de identitate al reprezentantului legal
  • dovada plății taxelor/tarifelor aferente procedurii (dacă nu se achită online)
  • după caz, procura pentru persoana împuternicită să depună documentele

Cât durează și cum poți depune: ghișeu, online sau prin poștă

Partea bună este că nu mai e nevoie să stai neapărat la coadă la registru. Potrivit informațiilor publicate de instituții publice centrale, cererile de înregistrare pentru modificări în registrul comerțului pot fi depuse:

  • direct la oficiul registrului comerțului de pe lângă tribunalul unde ai sediul social
  • prin corespondență, cu confirmare de primire
  • online, prin portalurile oficiale pentru servicii electronice (inclusiv cel al ONRC), cu semnătură electronică extinsă

După înregistrare, se emite o rezoluție (încheiere) și se actualizează actele firmei: certificatul de înregistrare/inscriere mențiuni, după caz, certificatul constatator privind autorizarea funcționării, conform datelor publicate în 2026 pe platformele guvernamentale de servicii electronice.

În practica curentă, modificările de cod CAEN (inclusiv schimbarea codului principal) se soluționează, de regulă, în câteva zile lucrătoare, conform unor ghiduri și prezentări de specialitate care descriu procedura ONRC și termenele medii de soluționare în 2024-2026.

Legătura cu actualizarea la CAEN Rev.3 și termenele-limită

Pe lângă schimbarea de business din interiorul firmei, în ultimii ani a apărut și o presiune „din exterior”: actualizarea tuturor obiectelor de activitate la CAEN Rev.3. Ordinul prin care această nouă clasificare a fost aprobată prevede că activitatea principală se stabilește după contribuția cea mai mare la valoarea adăugată, iar ONRC a emis ghiduri specifice pentru actualizarea obiectelor de activitate conform noii versiuni, accesibile public.

Mai multe surse de specialitate atrag atenția că, după anumite termene-limită anunțate pentru 2026, firmele care nu și-au aliniat codurile CAEN și nu au actualizat obiectul de activitate ar putea avea dificultăți când vor încerca să depună noi mențiuni la ONRC, să primească certificate constatatoare sau să acceseze anumite programe publice. Aceste avertismente se bazează pe interpretarea cumulată a informărilor oficiale ale ONRC și a regulilor CAEN Rev.3, publicate în documente oficiale și analize de specialitate.

Cu alte cuvinte, dacă tot faci modificarea codului CAEN principal, e momentul perfect să îți pui tot obiectul de activitate în ordine, astfel încât să fie deja în logica Rev.3 și să nu te mai întorci la aceeași procedură peste câteva luni.

Riscurile dacă nu actualizezi codul CAEN principal

Poate te întrebi: „Dar ce se întâmplă dacă las lucrurile așa?”. De multe, nimic spectaculos imediat. Nu vine nimeni a doua zi să îți închidă firma. Doar că, în timp, pot apărea blocaje la momente-cheie:

  • ai nevoie de un certificat constatator cu anumite activități și constați că nu apar sau nu sunt corect încadrate
  • te lovești de condiții de eligibilitate la finanțări, unde codul CAEN principal nu se potrivește cu proiectul tău
  • ți se cer clarificări de la instituții publice când veniturile declarate nu „se pupă” cu activitatea trecută în registru
  • îți este mai greu să justifici, într-un eventual control, de ce facturați masiv pe activități care nu sunt reflectate ca principale în actele oficiale

În plus, pe măsură ce ONRC și alte instituții își modernizează sistemele informatice, neconcordanțele între realitate și datele din registru se vor vedea mai repede. Iar asta, pentru un antreprenor care vrea să se miște rapid, e pur și simplu o frână inutilă.

Notă: Informațiile din acest articol au caracter general și nu înlocuiesc consultanța de specialitate. Pentru situații concrete legate de modificarea codului CAEN principal, este recomandat să discuți cu un avocat sau cu un consultant în drept comercial și să verifici întotdeauna ultimele ghiduri și formulare publicate de Oficiul Național al Registrului Comerțului.

În realitate, modificarea codului CAEN principal nu e acel „bau-bau” birocratic de care să te ferești cu anii. E doar momentul în care pui pe hârtie ceea ce firma ta face deja zi de zi. Și cu cât faci pasul ăsta mai devreme, cu atât vei avea mai puține surprize când chiar vei avea nevoie ca actele să fie perfect aliniate cu businessul tău.