Ai livrat, ai emis factura și totuși banii nu apar în cont. Între timp, trebuie să plătești salarii, furnizori și taxe. De aici începe povestea despre ce este o creanță și cum îți urmărești sumele de încasat de la clienți, ca să nu faci profit doar pe hârtie.

Ce înseamnă o creanță, de fapt

În limbaj de firmă, o creanță este dreptul tău de a încasa bani de la un client, după ce i-ai livrat marfa sau serviciul și ai emis factura, dar el încă nu a plătit. Pe scurt, este diferența dintre vânzările făcute și banii care chiar au intrat în cont.

Să zicem că ai o agenție de marketing. În ianuarie, faci o campanie pentru un client, emiți factură de 20.000 lei cu termen de plată la 30 de zile. Până când clientul plătește, nu ai doar „o factură neîncasată”, ai un drept clar de încasare, înregistrat în contabilitate ca sumă de primit de la acel client.

În bilanț, aceste drepturi apar la active circulante, în zona de clienți și debitori. Contabilul le vede în contul de clienți, tu le vezi ca solduri în aplicația de facturare sau în Excel. Important e ca antreprenorul să înțeleagă că vânzarea nu e finală până nu vezi banii în bancă sau în casierie.

Din discuțiile cu antreprenori se vede clar un lucru: firmele care își tratează serios creanțele ajung mai rar în criză de lichidități, chiar dacă nu au cele mai mari vânzări din piață.

Cum ții evidența sumelor de încasat

La multe firme mici, urmărirea sumelor de încasat înseamnă un Excel făcut la început, uitat după câteva luni. Între timp, facturile se adună, clienții plătesc cu întârziere, iar tu afli abia când nu mai ai bani de salarii. Evidența trebuie să fie clară, actualizată, ideal, verificată săptămânal.

Poți folosi un soft de facturare, un modul de ERP sau un fișier simplu, dacă nu ai multe tranzacții. Indiferent de unealtă, registrul de încasări ar trebui să conțină cel puțin:

  • numele clientului și codul de identificare
  • numărul și data facturii
  • termenul de plată agreat
  • suma totală și moneda
  • statusul plății și eventualele observații

Un pas pe care multe firme îl sar este împărțirea creanțelor pe vechime: 0-30 de zile, 31-60, 61-90 și peste 90 de zile. Soldul peste 90 de zile este primul semnal că ai o problemă reală de încasare, nu doar o întârziere „de sezon”.

Merită să stabilești un mic ritual intern: în fiecare luni, cineva din firmă scoate lista de facturi scadente și restante, o comentează cu administratorul sau directorul de vânzări și se decid acțiunile pentru săptămâna respectivă. Cinci-zece minute de rutină pot salva mii de lei blocați la clienți.

Ce faci când clienții întârzie plata

În practică, problema nu este că un client întârzie câteva zile, ci că nimeni din firmă nu are clar ce se întâmplă după aceea. Fără procedură, depinzi de „bunăvoința” clientului și ajungi să suni după bani abia când ești deja în criză de cash.

Un flux simplu de urmărire poate arăta așa:

  • un prim reminder prietenos pe email, la 1-2 zile după scadență
  • un telefon clar și politicos, dacă la 7-10 zile nu s-a plătit
  • o notificare scrisă cu referire la contract și la eventualele penalități
  • limitarea sau oprirea livrărilor pentru clienții cu întârzieri mari
  • apel la avocat sau firmă de recuperare pentru sumele importante

Cheia este să nu lași lucrurile să „curgă”. De exemplu, într-un magazin online B2B, dacă la 45 de zile după scadență nu s-a plătit și nu există o discuție clară, continuarea livrărilor fără niciun control devine un împrumut ascuns pe care îl faci clientului, din banii tăi.

Penalitățile de întârziere ajută mai ales preventiv, dar doar dacă sunt trecute clar în contract sau în condițiile comerciale. Altfel, orice discuție despre penalități se transformă într-o negociere lungă, de multe, într-o relație stricată cu clientul. La sume mari și clienți importanți, implicarea unui avocat încă din faza de notificare formală poate face diferența.

Indicatori care îți arată dacă ai o problemă

Mulți antreprenori se uită doar la cifra de afaceri și la profitul din bilanț. Dar dacă vrei să vezi cum stai cu banii blocați la clienți, trebuie să te uiți la alte câteva cifre. Acestea se pot calcula simplu, cu ajutorul contabilului sau direct din datele din firmă.

Un indicator folosit des este numărul mediu de zile de încasare. Practic, te uiți cât ai de primit de la clienți, cât vinzi într-o lună și vezi într-un fel câte zile muncești „pe datorie”. Dacă vinzi în medie 100.000 de lei pe lună și ai de încasat 300.000 de lei, înseamnă că, în medie, clienții îți plătesc la cam 90 de zile.

Alt criteriu util este ponderea facturilor cu vechime peste 90 de zile în totalul sumelor de încasat. Dacă procentul sare de un anumit nivel, înseamnă că nu mai vorbim doar de întârziere, ci de risc real de neîncasare. Aici începe discuția cu contabilul despre ajustări pentru deprecierea creanțelor și cu avocatul despre șansele reale de recuperare.

Toate aceste cifre trebuie legate de cash-flow, adică de fluxul real de bani care intră și iese din firmă. Poți avea profit frumos pe hârtie, în același timp, să nu ai cu ce plăti taxa pe profit sau impozitul pe dividende, tocmai pentru că o parte mare din profit stă blocată la clienți.

Când ai nevoie de ajutor extern pentru sumele de încasat

Nu orice factură întârziată cere avocat sau firmă de recuperare. Dar există situații în care merită să iei în calcul ajutor extern, chiar dacă asta înseamnă un cost suplimentar. De regulă, atunci când sumele sunt mari, clientul este important și discuțiile directe nu mai duc nicăieri.

O opțiune este factoringul, adică încasarea mai rapidă a unei facturi printr-o bancă sau o instituție financiară, care îți plătește o mare parte din sumă înainte de scadență, contra unui comision. Practic, transformi o creanță într-o încasare imediată, asumând un cost pentru asta. Este util mai ales când ai clienți buni, dar termene lungi de plată.

Altă variantă este cesiunea unei datorii către o firmă specializată, care se ocupă de recuperare. Aici trebuie cântărit foarte bine raportul între suma recuperabilă, costuri și impactul asupra relației cu clientul. Dacă vorbim de un client care oricum nu va mai lucra cu tine, obiectivul devine simplu: să recuperezi cât mai mult din pierdere.

La sumele mari și la întârzierile foarte vechi, intră în discuție acțiunile în instanță. Dreptul de a cere plata unei facturi nu este nelimitat în timp, există termene de prescripție care, de regulă, sunt de câțiva ani de la scadență, în funcție de tipul raportului comercial. Aici nu mai merge cu informații de pe internet: ai nevoie de un avocat care să analizeze documentele concrete.

Întrebări frecvente

Cât timp poți urmări o factură neîncasată de la un client?

Dreptul de a cere plata se stinge prin prescripție după un anumit număr de ani, calculat de regulă de la scadență. Termenul standard pentru raporturi comerciale este, în multe cazuri, de 3 ani, dar pot exista nuanțe. Verifică punctual cu un avocat.

Ce poți face în contabilitate cu facturile vechi, greu de încasat?

Contabilii folosesc, în anumite condiții, ajustări pentru deprecierea sumelor restante, astfel încât bilanțul să reflecte mai realist ce vei încasa probabil. Procedura depinde de tipul firmei și de regimul fiscal, deci trebuie discutată direct cu contabilul.

Poți vinde facturile neîncasate unei alte firme?

Da, există variante precum factoringul sau cesiunea de datorie, prin care obții bani mai repede în schimbul unui comision sau al unui preț mai mic. Contractele sunt diferite și e important să înțelegi bine costurile și cine mai poate urmări clientul ulterior.

Controlul asupra sumelor de încasat nu înseamnă să devii „polițistul” clienților, ci să nu-ți lași firma la mâna lor. De multe, diferența între o afacere care rezistă și una care se blochează nu este volumul de vânzări, ci disciplina cu care își urmărește banii deja munciți.

Acest articol are rol informativ și editorial. Managementul sumelor de încasat implică aspecte contabile, fiscale și juridice, care trebuie analizate pentru fiecare firmă în parte. Pentru decizii concrete, discută cu contabilul, la nevoie, cu un avocat sau un consultant financiar.